Bei einem Projektzeitplan ist es wichtig, keine Schritte zu übersehen und auszulassen. Über das voranschreitende Projekt hält man interne und externe Entscheidungsträger, Kunden und das Management über alle Projektphasen auf dem Laufenden. Es umfasst Informationen über Aktionen, Personen, Fälligkeiten, Prioritäten und Status.

Der Zweck von einem Terminplan (Excel, Outlook etc.) ist:

• Verbesserte Kommunikation (Informationen für Entscheidungsträger, klares Aufzeigen von Erwartungen, Status erkennen)
• Mehr Transparenz (Klarheit über nächste Schritte und Zeitachse, Prioritäten und Ziele)
• Bessere Organisation (Aufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine, Aktivitäten und Zeitanspruch)

Der Vorteil von einem Excel Terminplan ist:

• Umfang und Komplexität frei bestimmbar
• Die Zeitachse verdeutlicht den Projektfortschritt – mit Farben auf einen Blick erkennbar, wo es Probleme gibt
• Fokus der Aussagen kann selbständig gelegt werden
• Durch Formeln werden die Zahlen selbst berechnet
• Man kann Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenziehen
• Fast jeder hat das Programm

Bei der Projekt Zeitplanung ist folgendes wichtig:

• Zielorientiertes Denken und Handeln
• Tätigkeitsanalyse
• Überprüfung des eigenen Arbeitsstils
• Umgang mit Störungen und Unterbrechungen
• Prioritäten setzen
• Zeitmanagement (Tages- und Wochenplan)
• Arbeitsplatzgestaltung
• Stressmanagement

In einem Seminar Arbeitstechnik und Zeitmanagement lernt man, die eigene Arbeitstechnik zu analysieren und bei der künftigen Arbeit arbeitsmethodische Erkenntnisse besser zu berücksichtigen. Für das Zeit planen lernt man Planungsinstrumente sinnvoll einzusetzen sowie Stresssituationen frühzeitig zu erkennen und abzubauen. 

Es gibt beispielsweise folgende Zeitplanung Methoden:

• Analyse von Arbeitsverhalten und Tätigkeiten
• Ziel und Prioritätensetzung
• Delegation
• Arbeitsmethoden für lösungsorientiertes und strukturiertes Arbeiten
• Lerntechniken, Lerntypen
• Umgang mit der Informationsflut
• Planungs- und Problemlösungstechniken
• Zeitmanagement und persönliche Leistungskurve
• Stressbewältigung
• Entscheidungs- und Kreativitätstechniken

Eine Zeitplanung Projekt sollte folgende Fragen beantworten:

• Warum nehmen wir dieses Projekt in Angriff?
• Welches Problem wird dieses Projekt lösen oder angehen?
• Woran arbeiten wir?
• Welche Liefergegenstände und Ziele sind die wichtigsten?
• Wer ist an dem Projekt beteiligt und wofür ist die Person verantwortlich?
• Wann soll das Projekt beginnen und enden? 
• Welche Meilensteine gibt es?

Eine Weiterbildung Projekt Zeitplanung (Excel, Outlook oder spezifische Tools) eignet sich für Projektleiter oder Projektleitungsassistenten, um die Planung zu optimieren. Auch sind solche Kurse für Personen geeignet, die den Herausforderungen ihres Arbeitsalltags mit optimiertem Zeitmanagement und effizienter Arbeitstechnik begegnen wollen. Zeitoptimierung bringt fast allen Vorteile.

Eine Excel Zeitplanung hilft Ihnen dabei, grosse Projektziele in kleinere, umsetzbare Schritte aufzuschlüsseln. Zudem wird festgelegt, wer was bis wann zu tun hat. Es hilft Erwartungen festzulegen und die Transparenz über die einzelnen Erledigungsschritte zu steigern. Mit der Zeitplanung sind Sie bei Projekten also immer auf dem neusten Stand bezüglich Lieferumfang und Deadlines – dies auch bei grösseren Projektteams und grossem Arbeitsumfang.