Dans la numérisation, les outils de collaboration en ligne sont importants pour la collaboration des équipes. Les possibilités offertes par ces outils vont des fonctions de prise de notes les plus simples à un outil d'organisation complet. Les outils de collaboration sociale assurent une collaboration commune et en réseau. En effet, les outils de collaboration présentent cinq avantages importants :

• indépendance temporelle et géographique - tout le monde peut accéder au système et documenter l'avancement du projet
• Informations en temps réel - grâce aux outils de collaboration en ligne, tout le monde est au courant à temps des changements de délais, des résultats, des modifications techniques, des nouvelles directives, etc. Informations présentées de manière claire sur une seule interface
• Augmentation de la productivité - en particulier pour les équipes interdisciplinaires, il crée un haut niveau de transfert de connaissances sans malentendus et avec des décisions prises rapidement.
• Recherche facile - la recherche plein texte ou par mots-clés multiples permet de rechercher des documents en ligne dans les outils de collaboration, le regroupement d'informations permet d'afficher les documents importants dans le tableau de bord.
• Interfaces pour se connecter à d'autres systèmes

L'e-collaboration pour la gestion des connaissances et des informations a pour objectif de mettre en réseau les personnes avec les projets et les tâches. Il est ainsi possible de favoriser la collaboration depuis le bureau à domicile ou avec les collègues d'autres sites. Un Collaboration Tools Witheboard est particulièrement utile lorsqu'une entreprise travaille beaucoup sur des graphiques et des collections d'idées. En effet, grâce au Collaboration Tools Witheboard, ceux-ci peuvent être élaborés en commun, étape par étape. Les outils de collaboration sociale contribuent à la conception optimale du poste de travail numérique de demain.

Les contenus et caractéristiques importants du logiciel Collaboration Tools pour le Collaboration Tools Business sont les suivants :

• le mind mapping, pour partager ses propres idées
• Partage de fichiers, pour que les fichiers importants soient toujours et partout à portée de main
• communication en temps réel pour échanger par visiophonie, messagerie instantanée ou e-mail
• Calendrier commun avec fonctions de calendrier habituelles
• des fonctions de gestion permettant de répartir de manière optimale les ressources disponibles et d'organiser les équipes, ainsi que de documenter et d'évaluer les processus de travail et les progrès réalisés

Dans le cadre de la gestion de projet Collaboration Tools via un logiciel Collaboration Tools, l'accent est mis en particulier sur la collaboration en équipe, la gestion des tâches, la planification et l'ordonnancement, la gestion de la charge de travail et des ressources, la gestion des documents ainsi que le suivi et les rapports. Collaboration Tools Project Management tient compte des différents niveaux de qualification des membres de l'équipe ainsi que de leur origine dans différents domaines spécialisés. Dans certains cas, des partenaires externes, des contractants, des fournisseurs ou des clients sont même intégrés.

Outils de collaboration Voici des exemples au sens d'outils de conférence et de collaboration sur le web avec des paquets de licences d'entrée gratuits :

• Teamviewer
• Réunion Zoho
• Skype standard
• Skype pour les entreprises
• Webex
• GotoMeeting
• Zoom
• Vitero
• Réunion Google

Zoom est également considéré comme un outil de collaboration gratuit. Collaboration Tools Zoom se positionne en tant que fournisseur leader de vidéoconférences. Le succès de Collaboration Tools Zoom réside dans sa facilité d'utilisation et dans son offre attractive d'un nombre illimité de vidéoconférences avec jusqu'à 100 participants - mais d'une durée maximale de 40 minutes. Les fonctions de collaboration intéressantes sont les salles de breakout, le chat privé ou le chat de groupe, le partage d'écran et le tableau blanc. La connexion à Zoom Meetings se fait via le lien correspondant.

Les outils de collaboration Microsoft Office 365 offrent un large éventail de fonctionnalités - comme les fonctions de vidéo, de planification et de présentation. La fonction de groupe ou les outils de collaboration Teams offrent une interface commune pour partager des e-mails, des documents et des événements planifiés. Celle-ci fonctionne comme une plaque tournante pour toutes les activités de travail au sein d'une entreprise. Le cœur de l'outil de collaboration Teams est constitué d'espaces de travail dans lesquels jusqu'à 999 personnes peuvent échanger des informations par le biais de dépôts de fichiers, d'un chat de groupe, d'un outil de planification ou d'un bloc-notes. Exchange Online, SharePoint Online et Skype for Business, y compris le partage d'écran, sont déjà connus depuis longtemps. Avec des fonctionnalités plus récentes comme Office 365 Video, l'outil de collaboration Microsoft offre un service d'hébergement vidéo qui permet de télécharger et de partager des vidéos pertinentes dans SharePoint. Office 365 Planner aide à organiser le travail d'équipe en créant des plans, en organisant et en attribuant des tâches, en partageant des fichiers ou en discutant avec d'autres membres de l'équipe. L'application de présentation numérique Sway permet d'assembler des contenus de sites Web à partir de textes, d'images et de contenus provenant d'autres médias ou plates-formes dans les outils de collaboration Microsoft. OneDrive for Business fait office de service de stockage avec synchronisation sélective et assistance pour les données plus volumineuses.

Un comparatif des outils de collaboration montre quels sont les meilleurs outils de collaboration :

• Microsoft 365 : Office standard et offre de nombreuses applications (mobiles), application web, version PC - mais peut-être trop vaste pour certaines équipes.
• Nextcloud : outils de collaboration open source avec suite bureautique complète, synchronisation, applications mobiles et deux versions différentes - mais des connaissances d'expert sont nécessaires pour la mise en place selon la comparaison des outils de collaboration.
• Google Workspace : une suite bureautique complète, de nombreuses applications à sa portée et indépendante de la plateforme - probablement trop vaste pour certaines équipes
• Ansana : propre système de messagerie avec possibilité de mettre en place des notifications par e-mail, applications mobiles (iOS & Android), gratuit jusqu'à 15 utilisateurs - mais le stockage des données se fait sur un serveur américain et Ansana ne propose pas d'application de bureau selon la comparaison des outils de collaboration.
• Trello : une utilisation intuitive, des applications mobiles (iOS & Android), diverses options pour la conception et la catégorisation des tâches - malheureusement, la position et la structure des cartes dans le Baord ne sont pas modifiables, les archives ne sont pas claires et le stockage des données se fait sur des serveurs américains.
• Slack : offre un partage facile de documents, de snippets de code et d'autres données, des apps (iOS, Android, Windows, macOS et Linux) ainsi que diverses interfaces vers des logiciels tiers - il manque l'option de création de différentes équipes et les données sont stockées sur des serveurs américains.
• Lifesize : répertoire d'utilisateurs et de réunions, applications de bureau (macOS, Windows), applications mobiles (iOS, Android) et transmission cryptée - mais l'application web ne prend en charge que Chrome et Edge et, selon le comparatif des outils de collaboration, il n'y a pas de modèle de prix à l'utilisation.
• Basecamp : offre des possibilités de premier ordre en matière de traitement et de gestion de documents communs, possibilité de mettre en place des requêtes de statut automatisées et les coûts restent inchangés même si le nombre d'utilisateurs augmente - mais la prise en main est difficile et les données se trouvent sur des serveurs américains.
• Wrike : fonction de copie pour les tâches/projets récurrents, apps (Windows, macOS, iOS & Android), lignes de temps visuelles des tâches (à partir de Professional) - mais l'outil est comparativement cher, stockage des données sur des serveurs américains et interface utilisateur complexe.
• Spike : offre un client de messagerie innovant, des applications, une application web indépendante de la plateforme ainsi que la téléphonie vocale et vidéo - il ne s'agit toutefois pas d'un des outils de collaboration complets.

Lors du choix d'un outil de collaboration, il faut également tenir compte des langues, des coûts, de l'emplacement du serveur et de la disponibilité des applications pour comparer les outils de collaboration et faire son choix. Les outils de collaboration en français sont par exemple Google Workspace, Lifesize Cloud, Nextcloud, Microsoft 365, Spike, Trello ou Wrike.

La définition de Collaboration Tools en français est la suivante : outils de collaboration. Ce concept vise à favoriser la collaboration entre les collaborateurs d'une ou de plusieurs organisations dans un but commun. Selon la définition des Collaboration Tools, il favorise la collaboration entre les individus, les unités, les équipes, les départements, les domaines, les coopérations ou les partenariats. L'objectif peut être aussi bien le développement d'une solution que la commercialisation d'un produit. Celui qui cherche l'explication des outils de collaboration doit se pencher sur le poste de travail numérique. En effet, les outils de collaboration permettent de développer une compréhension commune. En effet, selon l'explication des outils de collaboration, c'est ce qui permet une collaboration vraiment efficace et efficiente. La connaissance du sens et de l'objectif, les objectifs communs, le soutien mutuel par le biais d'informations ainsi que le partage des connaissances et des succès, l'estime ainsi que les expériences positives peuvent contribuer à une collaboration interactive productive.