Lors du classement des documents, les étapes suivantes sont importantes, qu'il s'agisse de documents numériques ou physiques :

• réfléchir à une structure de dossiers appropriée (ainsi qu'à des sous-dossiers ou à une table des matières) ou à une répartition des matières
• choisir un système de dossiers concret : lieu, hiérarchie, noms de fichiers, etc.
• remplir le nouveau système d'archivage avec les fichiers / documents existants
• Augmenter au maximum l'efficacité, par exemple en supprimant les documents papier grâce à la numérisation et aux logiciels correspondants ou en classant les documents immédiatement après leur utilisation.
• assurer la protection des données (sauvegardes, protection contre le piratage, fermeture des armoires ou des bureaux)
• Organiser et gérer les droits d'accès aux dossiers (nécessité d'une réglementation claire et transparente)
• Contrôler et optimiser régulièrement la gestion des documents (éventuellement avec une aide professionnelle)

Un système de classement de bureau comprend par exemple les éléments suivants :

• Corbeilles à courrier
• Présentoir à courrier
• Cassettes de documents
• Boîtes à tiroirs
• Stations de tri
• Porte-revues
• Dossier
• Archives

Les casiers de classement servent à la gestion des documents et au rangement. La plupart du temps, il s'agit de bacs en plastique DIN A4 empilables et stables sur lesquels il est possible d'écrire. Cela permet de maintenir l'ordre au bureau et de trouver rapidement les documents nécessaires en cas de besoin. Il existe également des pochettes à suspendre pour les tiroirs ou les classeurs fédéraux.

Il existe les types de rangement suivants pour un casier de rangement de bureau :

• Rangement vertical
  • Dossier
  • Porte-revues
  • Boîtes d'archives

• Tablette suspendue
  • Dossiers suspendus
  • Sacs suspendus

• Plateau couché
  • Pochettes transparentes
  • Classeur à levier
  • Couverture de dossier

Les corbeilles de rangement peuvent prévenir le stress. Les tâches à accomplir peuvent être rassemblées dans une corbeille d'entrée jusqu'à ce que l'on ait le temps de s'en occuper. Ainsi, elles ne seront pas oubliées. Tout le reste peut être trié dans une corbeille de rangement et retrouvé rapidement en cas de besoin. Et cela permet de gagner du temps. Grâce au tri, on sait toujours ce dont on a besoin pour quoi et pour pouvoir respecter les délais. C'est important pour le flux d'informations dans chaque entreprise et les autres membres de l'équipe s'y retrouvent également plus facilement.

La structure d'un classement de bureau pourrait se présenter comme suit :

• Construire une structure de base avec un système de priorités
• créer des dossiers et des casiers selon une structure de base auto-explicative
• Effectuer directement les petites tâches ou les regrouper
• Un livre de bureau comme alternative à la gestion des fiches
• Utilisez la corbeille
• Le monotâche plutôt que le multitâche
• Terminer la tâche en la classant soigneusement
• Quittez toujours votre poste de travail avec un bureau bien rangé

Il est difficile de dire de manière générale s'il est préférable d'utiliser une boîte de classement bureautique ou numérique. Les deux ont bien sûr des avantages - le numérique prend moins de place au bureau, peut être classé plusieurs fois pour des raisons de sécurité, peut être réutilisé dans des systèmes logiciels et peut être accessible de partout et distribué rapidement partout (si c'est plus loin). L'archivage physique ne nécessite pas de numérisation supplémentaire, la sécurité des données est parfois plus facile à organiser et une distribution locale plus rapide est possible. Il faut donc décider en fonction de la situation et des besoins de l'entreprise.

Le classement du papier dans des classeurs présente les avantages suivants :

• Les classeurs peuvent contenir beaucoup de papier
• Le classement est clair, durable et complet
• dans un ordre clair
• avec registres
• Logique possible grâce aux différentes couleurs
• les petits documents ou les brochures supplémentaires peuvent être classés dans des pochettes transparentes ou des DVD
• Le mobilier de bureau est adapté à la masse des classeurs

En revanche, les classeurs sont plutôt encombrants et peu maniables et peuvent peser jusqu'à quatre kilos chacun.

Le classement des dossiers a les critères importants suivants :

• Principe modulaire pour les dossiers et les sous-dossiers ou les tables des matières
• les noms devraient toujours être écrits selon le même principe (date, nom, etc.)
• Il faut reconnaître immédiatement la logique selon laquelle les documents ont été classés et l'appliquer de manière uniforme.
• Informer les collègues de la logique et du mode de classement ou les documenter directement quelque part de manière visible.

Le classement de bureau ou d'autres classements sont importants parce que :

• un flux d'informations irréprochable doit être garanti
• est l'un des domaines les plus importants de l'organisation du secrétariat, afin qu'il fonctionne correctement
• pour trouver rapidement et facilement les documents nécessaires
• tout le monde s'y retrouve, pour autant qu'il comprenne la logique du classement
• un remplacement peut être assuré en cas de panne
• la loi l'exige en partie (dossiers des patients, loi sur la protection des données, etc.)