L'objectif d'un agenda (Excel, Outlook, etc.) est de

• Amélioration de la communication (informations pour les décideurs, présentation claire des attentes, reconnaissance du statut)
• Plus de transparence (clarté sur les prochaines étapes et le calendrier, les priorités et les objectifs)
• Meilleure organisation (tâches, dépendances, jalons, activités et temps requis)

Un planning Excel vous aide à décomposer les grands objectifs de projet en étapes plus petites et réalisables. Il permet en outre de déterminer qui doit faire quoi et quand. Il permet de fixer des attentes et d'augmenter la transparence sur les différentes étapes de réalisation. Grâce à la planification du temps, vous êtes toujours au courant de l'étendue des livraisons et des délais, même si l'équipe de projet est importante et le volume de travail élevé.

Lors d'un séminaire Technique de travail et gestion du temps, on apprend à analyser sa propre technique de travail et à mieux tenir compte des connaissances en matière de méthode de travail dans son travail futur. Pour la planification du temps, on apprend à utiliser de manière judicieuse les instruments de planification ainsi qu'à reconnaître à temps les situations de stress et à les réduire.

Dans un calendrier de projet, il est important de ne négliger aucune étape et de ne pas en omettre. L'avancement du projet permet de tenir les décideurs internes et externes, les clients et la direction informés de toutes les phases du projet. Il comprend des informations sur les actions, les personnes, les échéances, les priorités et le statut.

Un projet de planification temporelle doit répondre aux questions suivantes :

• Pourquoi nous lançons-nous dans ce projet ?
• Quel problème ce projet va-t-il résoudre ou aborder ?
• Sur quoi travaillons-nous ?
• Quels sont les objets de livraison et les objectifs les plus importants ?
• Qui est impliqué dans le projet et de quoi la personne est-elle responsable ?
• Quand le projet doit-il commencer et se terminer ?
• Quelles sont les étapes clés ?

Il existe par exemple les méthodes de planification temporelle suivantes :

• Analyse du comportement au travail et des activités
• Objectif et définition des priorités
• Délégation
• Méthodes de travail pour un travail structuré et orienté vers des solutions
• Techniques d'apprentissage, types d'apprentissage
• Gérer le flot d'informations
• Techniques de planification et de résolution de problèmes
• Gestion du temps et courbe de performance personnelle
• Gestion du stress
• Techniques de décision et de créativité

Lors de la planification du projet, les points suivants sont importants :

• Penser et agir en fonction d'objectifs
• Analyse des activités
• Examen de son propre style de travail
• Gérer les perturbations et les interruptions
• Fixer des priorités
• Gestion du temps (emploi du temps quotidien et hebdomadaire)
• Aménagement du poste de travail
• Gestion du stress

L'avantage d'un agenda Excel est

• Étendue et complexité librement déterminables
• L'axe temporel illustre l'avancement du projet - les couleurs permettent de voir d'un coup d'œil où se situent les problèmes.
• L'accent des déclarations peut être mis de manière autonome
• Les formules permettent de calculer les chiffres eux-mêmes
• On peut rassembler des données provenant de différentes sources
• Presque tout le monde a le programme

Une formation continue Projet de planification du temps (Excel, Outlook ou outils spécifiques) convient aux chefs de projet ou aux assistants de direction de projet afin d'optimiser la planification. De tels cours conviennent également aux personnes qui souhaitent relever les défis de leur travail quotidien avec une gestion du temps optimisée et une technique de travail efficace. L'optimisation du temps apporte des avantages à presque tout le monde.