Con un programma di progetto, è importante non trascurare o saltare nessuna fase. Con il progredire del progetto, i decisori interni ed esterni, i clienti e la direzione sono aggiornati su tutte le fasi del progetto. Include informazioni su azioni, persone, date di scadenza, priorità e stato di avanzamento.

Lo scopo di una pianificazione (Excel, Outlook, ecc.) è:

• Miglioramento della comunicazione (informazioni per i decisori, chiara indicazione delle aspettative, riconoscimento dello status)
• Maggiore trasparenza (chiarezza sui prossimi passi e sulla tempistica, sulle priorità e sugli obiettivi)
• Migliore organizzazione (compiti, dipendenze, milestone, attività e requisiti temporali)

In un seminario sulla tecnica di lavoro e la gestione del tempo, imparate ad analizzare la vostra tecnica di lavoro e a tenere maggiormente conto dei risultati della metodologia di lavoro nel vostro futuro lavoro. Imparate a utilizzare gli strumenti di pianificazione per programmare il vostro tempo in modo sensato e a riconoscere e ridurre tempestivamente le situazioni di stress.

Il vantaggio di un programma Excel è:

• Ambito e complessità liberamente definibili
• La timeline illustra lo stato di avanzamento del progetto, con colori che mostrano a colpo d'occhio i punti critici.
• Il focus delle dichiarazioni può essere impostato in modo indipendente
• I numeri stessi sono calcolati con formule
• È possibile raccogliere dati da diverse fonti
• Quasi tutti hanno il programma

Ad esempio, sono disponibili i seguenti metodi di pianificazione:

• Analisi del comportamento e delle attività lavorative
• Obiettivi e priorità
• Delegazione
• Metodi di lavoro per un lavoro strutturato e orientato alle soluzioni
• Tecniche di apprendimento, tipi di apprendimento
• Gestire la marea di informazioni
• Tecniche di pianificazione e risoluzione dei problemi
• Gestione del tempo e curva di rendimento personale
• Gestione dello stress
• Tecniche decisionali e di creatività

Quanto segue è importante per la pianificazione del progetto:

• Pensiero e azione orientati agli obiettivi
• Analisi dell'attività
• Rivedere il proprio stile di lavoro
• Gestire le interruzioni e i disturbi
• Stabilire le priorità
• Gestione del tempo (programma giornaliero e settimanale)
• Design del luogo di lavoro
• Gestione dello stress

Un programma di progetto deve rispondere alle seguenti domande:

• Perché stiamo affrontando questo progetto?
• Quale problema risolverà o affronterà il progetto?
• Su cosa stiamo lavorando?
• Quali sono i punti di consegna e gli obiettivi più importanti?
• Chi è coinvolto nel progetto e di cosa è responsabile?
• Quando deve iniziare e finire il progetto?
• Quali sono le pietre miliari?

Un programma Excel aiuta a suddividere gli obiettivi di un grande progetto in fasi più piccole e realizzabili. Inoltre, definisce chi deve fare cosa e quando. Aiuta a definire le aspettative e ad aumentare la trasparenza delle singole fasi di completamento. Grazie alla pianificazione temporale, sarete sempre aggiornati sull'entità delle consegne e sulle scadenze dei progetti, anche in presenza di team di progetto più numerosi e di un'ampia portata di lavoro.

Un'ulteriore formazione sulla pianificazione temporale dei progetti (Excel, Outlook o strumenti specifici) è adatta ai project manager o agli assistenti alla gestione dei progetti per ottimizzare la pianificazione. Questi corsi sono adatti anche a chi vuole affrontare le sfide del lavoro quotidiano con una gestione del tempo ottimizzata e tecniche di lavoro efficienti. L'ottimizzazione del tempo porta benefici a quasi tutti.