In ogni caso, parlate prima con il vostro manager di riferimento del contenuto della vostra referenza e discutete con lui o lei i punti che non vi piacciono nel dettaglio. Nella maggior parte dei casi, dietro a referenze incomplete o inadeguate non c'è un intento doloso, ma piuttosto una mancanza di tempo e ignoranza da parte di chi le redige. Per questo motivo, una discussione onesta è il primo passo che spesso può porre rimedio a queste carenze. Se il vostro superiore non è disposto a modificare la referenza, potete presentare un'obiezione scritta e poi intraprendere un'azione legale per ottenere la referenza. Il vostro superiore può anche chiedervi di presentare una controproposta, che vi darà l'opportunità di scrivere e adattare la referenza secondo le vostre idee. In ultima analisi, tuttavia, spetta al datore di lavoro decidere quali adeguamenti apportare e in che misura accettarli o meno. Se non siete sicuri, potete anche cercare aiuto e supporto professionale e chiedere consiglio a uno specialista appropriato.

Esistono alcune frasi, i cosiddetti codici, che i responsabili delle risorse umane amano utilizzare per descrivere le prestazioni e i metodi di lavoro dei dipendenti senza doverli offendere. Le referenze lavorative possono dichiarare esplicitamente di essere "non codificate", cioè di non contenere "messaggi segreti". Tali codici segreti sono inammissibili perché hanno un effetto ingannevole. In caso contrario, cercate in particolare le seguenti affermazioni che valutano le vostre prestazioni:

• Ha sempre svolto tutti i compiti con nostra piena soddisfazione. (=ottime prestazioni)
• Ha sempre svolto tutti i compiti con nostra piena soddisfazione. (=buona prestazione)
• Ha svolto tutti i compiti con nostra piena soddisfazione. (=prestazione soddisfacente)
• Ha svolto tutti i compiti in modo soddisfacente. (= scarso rendimento)
• In genere ha svolto tutti i compiti in modo soddisfacente. (= scarso rendimento)

Se non siete soddisfatti della formulazione, parlatene con il vostro manager di riferimento e, se necessario, chiedete una nuova referenza che rifletta realisticamente le vostre prestazioni.

Spesso le referenze lavorative vengono redatte in modo molto rapido e poco ponderato, per cui si registra poco di importante in termini di contenuto e spesso si dimenticano informazioni rilevanti. Tuttavia, poiché questo documento riflette gli ultimi anni della vostra carriera professionale, la vostra etica lavorativa e il vostro comportamento, è necessario dare grande importanza alla formulazione di ogni singola frase. Se ritenete che le referenze ricevute dal vostro datore di lavoro non siano corrette o non siano sufficientemente dettagliate, spesso vale la pena di rivolgersi a uno specialista esperto nella redazione e nell'analisi delle referenze.

Se avete richiesto una referenza al vostro datore di lavoro e questo vi dice che dovreste scriverla voi stessi e sottoporla alla sua firma, questa è un'occasione unica per ricevere una referenza che rifletta e riconosca accuratamente la vostra etica lavorativa e il vostro impegno. Ma attenzione, non è così facile come si potrebbe pensare scrivere una referenza professionale. Ci sono alcuni punti a cui dovete prestare attenzione. Iniziate la lettera con una frase introduttiva che includa il vostro nome, la data di nascita e la durata del vostro impiego. Poi scrivete della vostra carriera all'interno dell'azienda e descrivete le mansioni e le attività che avete svolto più di recente. Quindi descrivete i vostri risultati, che dovrebbero includere i seguenti punti:

• Volontà (impegno, senso del dovere, diligenza, lavoro extra, determinazione,...)
• attitudine (talento organizzativo, flessibilità, resistenza, capacità di giudizio, resilienza, creatività, ecc.)
• Competenza e aggiornamento (applicazione, contenuti, iniziativa personale, certificati, successi formativi, ecc.)
• Metodi di lavoro (affidabilità, iniziativa, pianificazione, metodologia, coscienziosità, ecc.)
• Successo lavorativo (velocità, intensità, precisione, raggiungimento degli obiettivi, qualità, ritorno sull'investimento, quantità, ecc.)
• Riassunto delle prestazioni

Si dovrebbe poi analizzare il vostro comportamento, ad esempio la capacità di lavorare in gruppo, la popolarità, la cooperazione e lo stile di gestione all'interno dell'azienda o il vostro comportamento nei confronti di clienti, partner commerciali e fornitori in base a caratteristiche corrispondenti come la soddisfazione dei clienti, il potere di negoziazione, l'aspetto, ecc. Una frase su altri comportamenti e caratteristiche particolari, seguita da una frase di chiusura, da una frase di ringraziamento e da un augurio per il futuro, conclude la referenza.