Wenn ein Unternehmen bzw. das von ihm beauftragte Inkassobüro ein Inkassoverfahren gegen einen Kunden mit offenen Forderungen einleiten muss, ist dies natürlich mit Aufwand und damit auch mit Kosten verbunden.

In diesem Zusammenhang stellt sich immer wieder die Frage, wer die im Rahmen eines Inkassoauftrages anfallenden Inkassokosten zu tragen hat.

Grundsätzlich sind die Inkassokosten vom Schuldner/von der Schuldnerin zu tragen. Die Zusammensetzung der Inkassokosten ist klar geregelt. Rechtlich zulässig sind demnach:

• Fälliger Rechnungsbetrag
• Verzugszinsen in Höhe von maximal 5 %, sofern in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Gläubigers nichts anderes geregelt ist.

Weitere Inkassokosten wie z.B.:

• Kosten der Akteneröffnung
• Verschiedene Bearbeitungsgebühren
• Mahngebühren
• Umtriebsentschädigungen
• Kosten für Rechtsberatung, Adressnachforschung und Bonitätsprüfung

ist der Schuldner nicht verpflichtet.

Einfach erklärt bedeutet der Begriff Inkasso, dass berechtigt fällige finanzielle Forderungen eingezogen, respektive betrieben werden. Er stammt aus dem Bankwesen und gehört dem Debitoren- und Forderungsmanagement an, wozu unter anderem auch das Rechnungswesen und Mahnwesen gehört. Dabei können sogenannte Geldforderungen beispielsweise nicht bezahlte Produkte, Ware oder Dienstleistungen sein. Ein Inkasso, also Einziehung offener Rechnungen, welche nicht fristgerecht bezahlt wurden, kann vom Gläubiger selbst oder vertreten durch einen Dritten, wie zum Beispiel ein Anwaltsbüro oder Inkassobüro, durchgeführt werden.

Unabhängig davon ob offene Forderungen nun im eigenen oder fremden Namen einkassiert werden sollen, Inkasso verfolgt das Ziel, dass Debitoren, also Schuldner/Schuldnerinnen, respektive Kunden/Kundinnen, ihre tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungen eines Unternehmens bezahlen.

Fällige Geldforderungen werden durch ein Inkasso, also eine gewerbliche Betreibung eingezogen. Voraussetzung für ein Inkassoverfahren ist die ausbleibende Begleichung einer Forderung, wie zum Beispiel eine Rechnung innerhalb ihrer Zahlungsfrist seitens des Debitors, also Schuldners/Kunden. Zentraler Punkt ist hierbei, dass einem Kreditor, also Gläubiger/Unternehmen, eine Bezahlung für seine erbrachten Dienste zusteht.

Normalerweise erhält der Kunde bei Versäumnis seiner Zahlungspflicht zuerst einmal eine Zahlungserinnerung. Allerdings soll hier angemerkt werden, dass es sich bei solchen Erinnerungen um keine Pflicht seitens der Unternehmen handelt, sondern dies vielmehr aus Kulanz gegenüber den Kunden geschieht. Der Kunde erhält so nochmals die Möglichkeit die offenen finanziellen Forderungen zu begleichen. Kommt er seinen Pflichten nicht nach werden im Normalfall weitere Mahnungen verschickt. Auch diesbezüglich handelt es sich um ein Entgegenkommen der Kreditoren und ist rechtlich keineswegs ein Muss. So befindet sich der Schuldner bereits nach der 1. Mahnung, respektive abgelaufenen Zahlungsfrist im Zahlungsverzug, was ein Gläubiger berechtigt ein Inkassoverfahren einzuleiten. Folglich ist ein Inkasso ohne Mahnung also durchaus möglich.

Ein solches wird meistens an einen Dritten, also Dienstleister wie zum Beispiel ein darauf spezialisierter Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen, abgegeben. Üblicherweise prüfen diese zuerst den jeweiligen Einzelfall und versenden erneut eine schriftliche Mahnung an den nicht zahlenden Kunden, der nun die Möglichkeit hat sich bei einer ungerechtfertigten Zahlungsaufforderung mit entsprechenden Einwänden zu wehren oder den offenen Betrag zu bezahlen. Tut er dies nicht können rechtliche Schritte unter anderem mit Zwangsvollstreckung oder Pfändung eingeleitet werden. Befindet sich der Schuldner gerade in finanziellen Nöten oder ist gar zahlungsunfähig kann eine Ratenzahlung oder sogenannte Titelüberwachung vereinbart werden.

• Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Rechnungswesen, respektive Finanzabteilungen eines Unternehmens, Behörde oder Institution, welche sich im Inkassowesen ausbilden oder weiterbilden möchten
• Interessierte und ambitionierte Personen, die sich einen raschen und einfachen beruflichen Einstieg ins Inkassowesen wünschen
• Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die einen Nachweis für ihre Kompetenzen auf dem Inkassogebiet haben möchten, um auf dem Arbeitsmarkt an Attraktivität zu gewinnen und mit der Konkurrenz mithalten zu können

Bei einem Inkassobüro handelt es sich um ein privates Unternehmen, dass für verschiedene Unternehmen berechtigt fällige Forderungen, meistens nicht bezahlte Rechnungen, von Kunden eintreibt. Es arbeitet normalerweise auf Erfolgsbasis.

Unternehmen beauftragen Inkassounternehmen damit sich diese professionell um das Inkassoverfahren, respektive Forderungsmanagement kümmern können. Hierbei wird primär eine Einigung zwischen Kunden und Unternehmen, also Schuldner und Gläubiger angestrebt. Mit einem solchen Outsourcing können Unternehmen wertvolle Arbeitszeit und auch Personalkosten einsparen, mit dem Ziel trotzdem schnell an ihr Geld zu kommen und Zahlungsausfälle zu verhindern.

In einem Inkasso Kurs oder Seminar werden zentrale Themen rund ums Debitorenmanagement und Forderungsmanagement angesprochen. Je nach Kursart oder Anbieter wird auf verschiedene Themen eingegangen und diese entsprechend vertieft behandelt. Das Programm einer Inkassoausbildung vermittelt Wissen zu unter anderem folgenden Bereichen:

• Grundlagen und Vertiefung rund um das Inkassowesen
• Betreibungsverfahren, Fristen, Gebühren und Kosten
• Rechtsweg: Ablauf und Vorgehen bei einem Zivilprozess und anderen Rechtswegoptionen
• Rechtsvorschlag: Gütlich und rechtliche Bereinigung
• Pfändung und Verlustscheine: Kenntnisse über die verschiedenen Arten, Bedeutung, Vorgehen und deren Konsequenzen
• Kommunikation: Erfolgreiches kommunizieren zwischen Debitoren und Kreditoren
• Erinnerung von Zahlungspflichten: Freundlich, auffordernde, zielgerichtete und effektive Kommunikation
• Korrekte und rechtskräftige Formulierungen für Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Bestätigungen und Dokumente
• Konfliktmanagement: Vorgehen bei nicht eingehaltener Zahlungspflicht und Wege für eine aussergerichtliche Lösung oder Rechtsweg
• Einblick ins Wirtschaftsrecht, Buchhaltungs- und Rechnungswesen
• Schuldbetreibungs- und Konkursrecht: Wissen über Mahnwesen und Zwangsinkasso