Wie sieht der Berufsalltag von Einkaufsleiter / Einkaufsleiterin mit eidg. Diplom aus?

Einkaufsleiter und Einkaufsleiterinnen sind im Einkauf von Unternehmen aller Branchen verantwortlich für die strategische und operative Beschaffung von Sachgütern und Dienstleistungen. Dazu formulieren sie Beschaffungskonzepte und setzen sie in der Firma um. Sie führen die Budgets, erstellen die Kennzahlen, optimieren die Prozesse und überwachen die wirtschaftliche Rentabilität.

Als Führungspersonen leiten sie eine Abteilung oder einen Unternehmensbereich und koordinieren die Aktivitäten mit den übrigen Unternehmensbereichen. Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleiter kennen die Beschaffungsmärkte und stehen in regelmässigem Kontakt mit ihren wichtigsten Lieferanten. Sie pflegen die bestehenden Beziehungen, bauen neue Beschaffungskanäle auf und führen die Verhandlungen bis zum Erstellen von Rahmenverträgen. Durch regelmässige Analysen des politischen, wirtschaftlichen und ökologischen Weltgeschehens erkennen sie frühzeitig sich anbahnende Veränderungen und sorgen für entsprechende Anpassungen der Beschaffungskonzepte.

(Hinweis: Die Gewichtung der einzelnen Aufgabenbereiche kann je nach Unternehmen und Aufgabenprofil stark variieren.)

Zielgruppe und Fähigkeiten: Für wen eignet sich die Höhere Fachprüfung zum Einkaufsleiter / zur Einkaufsleiterin mit eidg. Diplom? Welche Eigenschaften und Fähigkeiten werden verlangt?

Der Lehrgang und die Höhere Fachprüfung zum «Einkaufsleiter mit eidg. Diplom», zur «Einkaufsleiterin mit eidg. Diplom» eignen sich für

• Erfahrene Einkäufer/Einkäuferinnen und Kaderleute aus Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die den Einstieg in eine leitende Funktion im Bereich Supply Chain / Einkauf suchen
• Führungskräfte, welche eine Einkaufsabteilung leiten und ihre Kompetenzen erweitern möchten
• Angehende Führungskräfte, die ihr spezifisches Fachwissen erweitern möchten
• Erfahrene Supply Chain-Mitarbeitenden, die ihre Karriere- und Lohnchancen mit einem eidg. Diplom noch weiter ausbauen möchten

Einkaufsleiter / Einkaufsleiterin sollten über die folgenden persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten verfügen:

• Analytisches und strategisches Denkvermögen
• Unternehmerisches und dienstleistungsorientiertes Handeln, Sinn für Zahlen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Kontaktfreude
• Gewinnendes Auftreten
• Verhandlungsgeschick

Voraussetzungen für die Zulassung zur Höheren Fachprüfung für Einkaufsleiter / Einkaufsleiterin:

Personen, welche bis zum Zeitpunkt des Prüfungstermines bzw. Prüfungsanmeldung folgende Bedingungen erfüllen, sind zur Höheren Fachprüfung für Einkaufsleiter / Einkaufsleiterin zugelassen:

• Eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ), Maturazeugnis oder gleichwertiger Ausweis und anschliessend mind. fünfjährige einschlägige Berufserfahrung in der Materialwirtschaft, Beschaffung, Einkauf, Logistik oder einem entsprechenden Unternehmensbereich

Oder

• Eidg. Fachausweis (BP) und mind. drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Materialwirtschaft, Beschaffung, Einkauf, Logistik oder einem entsprechenden Unternehmensbereich

Oder

• Diplom einer Höheren Fachprüfung (HFP), Diplom einer höheren Fachschule (HF), Fachhochschule oder universitären Hochschule und mind. zweijährige einschlägige Berufspraxis in der Materialwirtschaft, Beschaffung, Einkauf, Logistik oder einem entsprechenden Unternehmensbereich

Ob Sie zur Höheren Fachprüfung zugelassen sind, erfahren Sie mindestens drei Monate vor Beginn der Prüfung mit einem schriftlichen Bescheid inkl. Begründung bei einer Absage.

Hinweis: Manche Schulen sind bereit, Sie auch zu einem Vorbereitungskurs auf die Höhere Fachprüfung zum Einkaufsleiter / zur Einkaufsleiterin zuzulassen, wenn Sie die Kriterien für die Zulassung zur eidg. Prüfung (noch) nicht erfüllen. Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Sie die nötigen Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Prüfung/Prüfungsanmeldung erfüllen. Bei manchen Schulen ist der Lehrgangsbesuch auch ohne Prüfungsabsichten möglich. Die Zulassungsbedingungen variieren je nach Anbieter.

Lernstoff und Inhalte der Weiterbildung

Der Lernstoff der Vorbereitungskurse auf die Höhere Fachprüfung zum Einkaufsleiter / zur Einkaufsleiter richtet sich nach den Vorgaben der Trägerschaft der eidg. Prüfung, der procure.ch.

Die Vorbereitungskurse vermitteln Wissen zu folgenden Themenbereichen, die zugleich auch die Prüfungsfächer darstellen:

• Supply Chain Management (Identifikation der Herausforderungen an das Unternehmen, Supply Chain Strategie und -Konzepte entwickeln sowie umsetzen)
• Lieferanten- und Risikomanagement (Erkennung von Megatrends und Auswirkungen der Globalisierung für das Lieferantenmanagement, Erkennung der Rolle und Bedeutung der Lieferanten für den Unternehmenserfolg, Erarbeitung eines Lieferanten-Portfolios, Management des Lieferantenlebenszyklus, Lieferantenstrategie entwickeln, Risiken im Lieferantenmanagement identifizieren, bewerten und steuern)
• Beschaffungscontrolling (Einfluss der Beschaffung auf den Unternehmenserfolg aufzeigen, Konzipierung und Anwendung des Controllings für die Beschaffung, Reporting für Beschaffungskennzahlen entwickeln etc.)
• Nachhaltige Beschaffung (Analyse der Unternehmenssituation und Beschaffung auf Nachhaltigkeit, Beschaffungsstrategie entwickeln, Definition der Massnahmen für die Strategieumsetzung, Ergebnisse messen und berichten)
• Digitale Beschaffung (IT-Lösungen verstehen, deren Potenziale einschätzen und Lösungen skizzieren, Einsetzen der IT in operativen Prozessen, IT in strategischen Prozessen bewerten, IT-Einsatz steuern und Trends bewerten)
• Material- / Warengruppenmanagement (Bedeutung und Ziele des Materialmanagements (MGM) verstehen, MGM organisieren, entwickeln und führen)
• Sourcing Strategien (Sourcing-Strategien aus der Unternehmensstrategie ableiten, Entwicklung von Sourcing-Strategien für Materialgruppen, Sourcing-Strategien anwenden und Ergebnisse bewerten)
• Projektmanagement (Projektmanagement strategisch einsetzen, Anwendung des Multiprojektmanagements etc.)
• Finanz- und Rechnungswesen (Beurteilung des finanziellen Jahresberichts, Anwendung von differenzierter Kosten- und Leistungsrechnung, Beschaffungspläne und -budgets erstellen etc.)
• Internationales Vertragsrecht (Verständnis für die rechtlichen Grundlagen der internationalen Beschaffung, wichtige Vertragstypen erarbeiten und anwenden, managen von rechtlichen Störfällen etc.)
• Unternehmensführung und Leadership (Entwicklung von unternehmerischem Denken und Handeln, Strategische Problemstellungen systematisch bearbeiten, Change-Prozesse begleiten und steuern etc.)
• Volkswirtschaftslehre (Marktkräfte und ihre Grenzen erläutern, Verstehen der Mechanismen der Börsen und Finanzmärkte, Chancen und Risiken der Globalisierung beurteilen, Einfluss der Digitalisierung beurteilen etc.)
• Verhandlungsführung (Die Bedeutung von strategischen Verhandlungen verstehen, Einsetzen einer angemessenen Kommunikation bei Verhandlungen, Verhandlungen vorbereiten, planen und führen etc.)

Kosten und Finanzierung der Weiterbildung

Je nach Anbieter variieren die Kosten (abgesehen von der Prüfungsgebühr, diese wird von der Trägerschaft der HFP festgelegt). Generell muss für die 2-4-semestrige und berufsbegleitende Einkaufsleiter Weiterbildung, Ausbildung, mit folgenden Kosten gerechnet werden:

• Lehrgangsgebühren: zwischen CHF 14'880.– und CHF 16'900.– Davon bekommen Sie nach der Prüfung vom Bund auf Antrag (unabhängig vom Resultat) rund 50% zurück.* Hinweis: Procure-Mitglieder profitieren von vergünstigten Kurskosen. Hier erhalten Sie mehr Infos. 
• Externe Prüfungsgebühren: CHF 2'900.– (Stand: März 2023) Die Trägerschaft dieses Lehrganges bzw. dieser Höheren Fachprüfung legt die Prüfungsgebühr fest. Sie wird von der Kandidatin / dem Kandidaten nach bestätigter Zulassung entrichtet.
• Extrakosten: An manchen Schulen sind die Kosten für zum Beispiel Lehrmittel, Schulungsunterlagen und Simulationsprüfungen nicht in den Lehrgangsgebühren enthalten. Auch für allfällige Vorkurse, wie beispielsweise im Finanz- und Rechnungswesen, muss mit Zusatzkosten gerechnet werden.

Informieren Sie sich bitte direkt beim Anbieter Ihrer Wahl, mit welchen Zusatzkosten Sie rechnen müssen.

*Seit dem 1.1.2018 werden die Vorbereitungskurse auf eidgenössische Berufsprüfungen (BP) und höhere Fachprüfungen (HFP) vom Bund finanziell unterstützt. Absolvierende dieser Lehrgänge bekommen deshalb nach Ablegen der eidgenössischen Prüfung auf Antrag bis zu 50% (max. CHF 9'500 bei BP, max. CHF 10'500 bei HFP) der bezahlten Kurskosten rückerstattet. In Härtefällen werden die Bundesbeiträge ausnahmsweise auch im Voraus ausbezahlt.

Studiendauer, Anzahl Unterrichtsstunden und Lernaufwand

• Die Einkaufsleiter Weiterbildung, Ausbildung ist modular aufgebaut und dauert je nach Anbieter 2–4 Semester.
• Der Lehrgang umfasst ca. 308 Lektionen, welche zu verschiedenen Zeitvarianten besucht werden. Diese Zeitvarianten werden von den jeweiligen Schulen eigenständig bestimmt, es kann daher zu Unterschieden kommen (z.B. ein bis zwei Abende pro Woche oder ein Abend plus halber Samstag oder samstags ganztägig).
• Viele Schulen bieten einen Mix aus Präsenz- und Onlineveranstaltung (Online-, Hybrid-Unterricht, Blended Learning) sowie Selbststudium an. Sie können somit das Format auswählen, das Ihnen ermöglicht, die Weiterbildung mit Familie, Beruf und Freizeit optimal zu vereinbaren.
• Dank dem berufsbegleitenden Konzept der Weiterbildung können Sie den Lernstoff gleich in der Praxis anwenden und vertiefen. Trotzdem sollten Sie für die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts und die Selbstlernzeit genügend Zeit einrechnen – wie viel, hängt von Ihrem Vorwissen, Arbeitsstil und Lerntempo ab. Wir empfehlen, vorsichtshalber mindestens 4–6 Stunden pro Woche einzurechnen.

Hinweis: Manche Schulen bieten sog. «Schnupperlektionen» an. Sie haben so die Möglichkeit einen Einblick in den Unterricht sowie Lernatmosphäre zu erhalten. Wichtige Aspekte auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss. Kontaktieren Sie für eine Schnupperlektion am besten die Schule Ihrer Wahl gleich direkt.

Abschluss, Diplom und Titel

Die Höhere Fachprüfung zum Einkaufsleiter / zur Einkaufsleiterin wird einmal pro Jahr durchgeführt, wenn mindestens 12 Kandidaten und Kandidatinnen die Zulassungsbedingungen erfüllen, ansonsten mindestens alle zwei Jahre. Die Prüfung kann in einer der drei Amtssprachen Deutsch, Französisch oder Italienisch abgelegt werden.

Mindestens 28 Kalendertage vor Prüfungsbeginn werden die Kandidierenden aufgeboten. Im Aufgebot enthalten ist das Prüfungsprogramm (Ort und Zeitpunkt der Prüfung) und das Verzeichnis der Experten und Expertinnen.

Die Höhere Fachprüfung umfasst 13 Prüfungsteile (Art der Prüfung, Zeit, Gewichtung)

1. Strategisches Supply Chain Management und Qualitätsmanagement (schriftlich, 90 Minuten, Gewichtung 1)
2. Strategisches Lieferanten- und Risikomanagement (schriftlich, 90 Minuten, Gewichtung 1)
3. Nachhaltige Beschaffung (schriftlich, 90 Minuten, Gewichtung 1)
4. Material- / Warengruppen-Management und Sourcing Strategien (schriftlich, 90 Minuten, Gewichtung 1)
5. Beschaffungscontrolling (schriftlich, 90 Minuten, Gewichtung 1)
6. Digitale Beschaffung (mündlich, 45 Minuten, Gewichtung 1)
7. Managementorientiertes Finanz- und Rechnungswesen (schriftlich, 60 Minuten, Gewichtung 1)
8. Angewandtes Projekt-Management (schriftlich, 60 Minuten, Gewichtung 1)
9. Internationales Vertragsrecht (mündlich, 45 Minuten, Gewichtung 1)
10. Angewandte Volkswirtschaftslehre (schriftlich, 60 Minuten, Gewichtung 1)
11. Unternehmensführung und Leadership (mündlich, 45 Minuten, Gewichtung 1)
12. Verhandlungsführung (mündlich, 45 Minuten, Gewichtung 1)
13. Diplomarbeit (schriftlich, vorgängig erstellt und mündlich, 45 Minuten, Gewichtung 3)

Die Diplomarbeit ist eine Einzelarbeit, welche von den Kandidaten und Kandidatinnen selbständig erarbeitet wird. Das Thema für die Diplomarbeit wird von den Kandidierenden selbst gewählt, es sollte aber eine Aufgabe bzw. eine Problemstellung aus dem eigenen Berufsumfeld sein (empfehlenswert ist ein firmeninternes Projekt). Des Weiteren muss das gewählte Thema aus den Bereichen Beschaffung, Einkauf oder Supply Chain Management kommen und einen Bezug zu mehreren Modulthemen aufweisen. Die Diplomarbeit muss sich ausserdem an die Angaben der Wegleitung zu Form und Inhalt halten, es gibt hierfür ein spezifisches Dokument, in welchem alle Richtlinien aufgelistet sind.

Die Diplomarbeit wird dann mündlich einem Expertengremium präsentiert (Dauer: 20 Minuten), anschliessend stehen die Kandidaten und Kandidatinnen den Experten/-innen Rede und Antwort (Dauer: 25 Minuten).

Diplom und Titel

Erfolgreiche Absolventinnen und Absolventen der Höheren Fachprüfung erhalten ein eidgenössisches Diplom und sind berechtigt den eidg. anerkannten sowie geschützten Titel «Einkaufsleiterin mit eidgenössischem Diplom / Einkaufsleiter mit eidgenössischem Diplom» zu führen.

Auf Französisch: «Responsable Achats avec diplôme fédéral»

Auf Italienisch: «Responsabile degli acquisti von diploma federale»

Auf Englisch (Dies ist nur eine Empfehlung/Übersetzung und kein geschützter Titel): «Purchaising Manager, Advanced Federal Diploma of Higher Education»