L'organizzazione dell'ufficio è un insieme di misure volte a creare e mantenere un certo ordine in ufficio. Non si limita solo alla scrivania personale, ma riguarda anche i vari processi dell'ufficio, le attività e la comunicazione dei dipendenti.

L'organizzazione dell'ufficio comporta solitamente lo sviluppo di un sistema di archiviazione per le carte e i documenti in entrata e in uscita. Poiché il lavoro su carta sta diventando sempre meno o viene digitalizzato, spesso viene creato anche un sistema di gestione dei documenti (DMS). A tal fine si utilizzano uno o più programmi/software adatti.

Infine, le attrezzature/accessori per ufficio e la loro gestione fanno ancora parte dell'organizzazione dell'ufficio. Si tratta, ad esempio, di cartelline, fermagli, cartelline, penne e punzoni.

Quale sia il software più adatto all'organizzazione del vostro ufficio e che porti a una maggiore efficienza dipende interamente dalle varie attività e aree tematiche.

Tuttavia, il mercato offre oggi un gran numero di soluzioni software, ad esempio per la registrazione delle ore, la fatturazione, il cloud o la gestione dei progetti.

Un'organizzazione consapevole dell'ufficio porta a un maggiore ordine sul posto di lavoro, sia sulle scrivanie che in altri processi lavorativi.

L'organizzazione dell'ufficio può utilizzare questo ordine per garantire che i processi di lavoro siano completati più rapidamente: dopo tutto, non c'è più il caos in cui si devono cercare documenti e carte. Al contrario, il sistema di archiviazione è collegato a un'organizzazione che rende più facile per tutti trovare ciò di cui hanno bisogno. Questo può aumentare notevolmente l'efficienza. Questo tipo di organizzazione dell'ufficio può essere vantaggioso anche nell'ufficio di casa, ad esempio quando si separano i documenti privati da quelli di lavoro. Questo tipo di separazione organizzata offre una certa tranquillità se non si hanno pile di documenti di lavoro che girano intorno alle orecchie nel tempo libero.

Un corso di formazione in organizzazione d'ufficio dura solitamente alcuni giorni (di solito 3-5 giorni), che vengono completati in un breve periodo di qualche settimana o mese. Tuttavia, la durata del corso può variare a seconda del fornitore, per cui è meglio contattare direttamente il fornitore scelto.

La formazione, i corsi e i perfezionamenti sull'organizzazione dell'ufficio sono rivolti a dipendenti e dirigenti che vogliono imparare a ottimizzare i processi di lavoro e a utilizzare il proprio tempo in modo più produttivo.

I corsi di formazione in organizzazione d'ufficio non sono regolamentati a livello federale. Il contenuto del corso può quindi variare da fornitore a fornitore.

Di norma, questo tipo di formazione nell'ambito dell'organizzazione dell'ufficio riguarda argomenti come l'organizzazione del lavoro e i metodi di lavoro. Viene anche affrontato il tema del "rinvio del lavoro" e vengono forniti consigli utili.

Inoltre, vengono spesso affrontati i temi della digitalizzazione dell'ufficio e della struttura di archiviazione. Il contenuto del corso comprende anche la gestione del tempo e la definizione delle priorità, ad esempio nell'elaborazione delle e-mail. Infine, anche le liste di controllo fanno parte dei corsi di organizzazione dell'ufficio come strumento di lavoro utile ed efficace.