Wie sieht der Berufsalltag als Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann mit eidg. Fachausweis aus?

Ein Einkaufsfachmann, eine Einkaufsfachfrau ist innerhalb ihres Betriebs für die Disposition des Einkaufs und die operativen Beschaffungsprozesse zuständig. Je nach Unternehmensgrösse fallen auch strategische Aufgaben im Supply Management an. Einkaufsfachleute evaluieren und betreuen die Lieferanten, holen Offerten ein und führen die Vertragsverhandlungen. Auf dem ERP erfassen und pflegen sie die Lieferantendaten und führen die Einkaufs- und Lagerbewirtschaftung. Nebst der Administration der gesamten Bestellabwicklung haben sie auch die Übersicht über alle laufenden Termine und erstellen Auswertungen, Statistiken und Reportings. Teilweise ist der Einkaufsfachmann / die Einkaufsfachfrau auch mit der Teamleitung betraut oder leitet die Beschaffung selbständig und arbeitet interdisziplinär in Projekten. Ein Einkaufsfachmann / eine Einkaufsfachfrau sind in Handels-, Dienstleistungs- und Produktionsunternehmen sowie öffentlichen Verwaltungen angestellt. Mit einer operativen Funktion übernehmen Sie als Assistenten der Einkaufsleitung die Verantwortung für eine bestimmte Warengruppe oder ein Fachgebiet.

Folgende Arbeitsgebiete sind als Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann mit eidg. Fachausweis typisch:

• Strategische Aufgaben wie
  • Beschaffungsmarktforschung und Beschaffungspolitik
  • Ausarbeiten der Sortimentsstrategie
  • Bedarfsplanung/-ermittlung
  • Optimieren der beschaffungsspezifischen Prozesse
  • Sicherstellen der definierten Qualitäts- und Kostenziele
  • Durchführen von Markt- und Kostenanalysen
  • Massnahmen zum Risiko- und Nachhaltigkeitsmanagement
    
    
• Disposition und operative Beschaffung der Waren
  • Lieferantenmanagement
  • Preisverhandlungen
  • Lager- und Bestandsmanagement
  • Vorbereiten von Anfragen
  • Auftragserteilung  und Bestellüberwachung
  • Angeboten und Rahmenverträgen
  • Mitarbeit in Projekten
    
    
• Administrative Abwicklung des täglichen Einkaufsgeschäfts
  • Pflege und Aktualisierung der Stammdaten
  • Rechnungsprüfung
  • Kontrolle der laufenden Termine

Zielgruppe und Fähigkeiten: Für wen eignet sich die Berufsprüfung Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann mit eidg. Fachausweis? Welche Eigenschaften und Fähigkeiten werden verlangt?

Die Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Ausbildung ist auf Firmen jeder Grösse und Branche ausgerichtet und wendet sich an folgende Personen:

• Berufsleute aus den Bereichen Einkauf, Beschaffung, Materialwirtschaft oder Logistik, die ihr Fachwissen ausbauen und vertiefen möchten
• Angehende Führungskräfte, welche sich spezifisches Fachwissen im Einkauf aneignen möchten, um sich auf den nächsten Karriereschritt vorzubereiten
• Personen, die sich branchenübergreifende Fachkenntnisse im Einkauf aneignen und sich auf die eidg. Berufsprüfung «Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau» vorbereiten wollen

Für eine erfolgreiche Tätigkeit als Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau werden folgende Fähigkeiten und Eigenschaften genannt:

• Sicheres Auftreten
• Gutes Verhandlungs- und Präsentationsgeschick
• Gewandtheit im mündlichen und schriftlichen Ausdruck sowie Diplomatie
• Analytische Kombinationsfähigkeit und Sinn für Zahlen
• Organisierte und effiziente Arbeitsweise
• Eigenverantwortung und Durchsetzungsvermögen
• Teamfähigkeit
• Hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Gute Fremdsprachenkenntnisse

Voraussetzungen für die Zulassung zur Berufsprüfung Einkaufsfachleute:

Für die Zulassung zur Abschlussprüfung (eidg. Berufsprüfung) als Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau werden folgende Voraussetzungen bei Prüfungsantritt verlangt:

•  eidg. Fähigkeitszeugnis, Maturitätszeugnis (alle Typen) oder gleichwertiger Ausweis

und

• mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in Materialwirtschaft, Einkauf, Beschaffung oder Logistik oder einem entsprechenden Unternehmens­bereich

oder

• Berufsattest

und

• mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in Materialwirtschaft, Einkauf, Beschaffung oder Logistik oder einem entsprechenden Unternehmens­bereich

oder

• eidg. Fachausweises aus einem der folgenden Bereiche: Materialwirtschaft, Einkauf, Beschaffung oder Logistik

Einige Schulen fordern zusätzlich Vorkenntnisse in der Einkaufssachbearbeitung, im Rechnungswesen oder gute Deutschkenntnisse. Je nachdem welche Vorkenntnisse mitgebracht werden, empfiehlt es sich einen Vorkurs im Finanz- und Rechnungswesen oder Sachbearbeiter/in Einkauf zu besuchen.

Ob Sie die Anforderungen für die Berufsprüfung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau erfüllen, erfahren Sie mindestens drei Monate vor Prüfungsbeginn mit einem schriftlichen Bescheid - bei Ablehnung inkl. Begründung und Rechtsmittelbelehrung. 

Hinweis: Die Voraussetzungen wie beispielsweise die Berufserfahrung müssen erst zum Zeitpunkt der eidg. schriftlichen Prüfungen erfüllt sein. Manche Schulen sind vielleicht bereit, Sie auch zu einem Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Kurs zuzulassen, wenn die Zulassungskriterien für die eidg. Prüfung zum Kursstart (noch) nicht erfüllt sind. Jedoch liegt die Verantwortung für die Erfüllung der Bedingungen zum Prüfungszeitpunkt bei Ihnen. Dabei zählt die Berufspraxis erst vom Abschluss der Grundausbildung an.

Lernstoff und Inhalte der Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Weiterbildung:

Der Lernstoff der Vorbereitungskurse auf die Berufsprüfung zum Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Fachausweis richtet sich nach den Vorgaben der Trägerschaft der eidg. Prüfung, dem Fachverband für Einkauf und Supply Management procure.ch.

Der Lerninhalt der Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Ausbildung verteilt sich auf die folgenden Themen:

• Grundlagenkompetenzen:
  • Vertragsrecht
  • Projektmanagement
  • Volkswirtschaftslehre
  • Finanz- und Rechnungswesen
    
    
• Spezialisten-Kompetenzbereiche:
  • Preis- und Kostenstrukturanalyse
  • Beschaffungsmarktforschung
  • Beschaffungslogistik
  • Beschaffungsstrategien
  • Lieferantenmanagement
  • Supply Chain Management (SCM) und Nachhaltigkeit
    
    
• Selbst-, Sozial- und Führungskompetenzen
  • Selbstmanagement und Mitarbeiterführung
  • Gesprächs- und Verhandlungsführung

Kosten und Finanzierung der Weiterbildung Einkaufsfachleute:

Je nach Anbieter und Dauer der Ausbildung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau sind die Kosten unterschiedlich hoch. Durchschnittlich sind mit diesen Beträgen für die Ausbildungskosten zu rechnen:

• Lehrgangsgebühren: zwischen CHF 4'700.– und CHF 12'800.– 
  Davon bekommen Sie nach der Prüfungsteilnahme vom Bund auf Antrag (unabhängig vom Resultat) rund 50% zurück.*
  Hinweis: Mitglieder des Kaufmännischen Verbandes erhalten 10% Ermässigung auf die Kosten für Lehrgänge und Kurse bei einzelnen Bildungsanbietern
• Prüfungsgebühren: CHF 2'400.– (Stand: 2023)
  Die Prüfungsgebühr wird von der Trägerschaft der Berufsprüfung festgelegt. Sie wird von der Kandidatin / dem Kandidaten nach bestätigter Zulassung zur Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Prüfung entrichtet.
• Extrakosten: An manchen Schulen sind die Kosten für zum Beispiel Einschreibegebühren, Lehrmittel, Schulungsunterlagen, Bücher, Intensiv-Prüfungstraining, Simulationsprüfungen, Schuldiplome und Zwischenabschlüsse nicht in den Lehrgangsgebühren enthalten. Informieren Sie sich bitte direkt beim Anbieter Ihrer Wahl, mit welchen Zusatzkosten Sie für die Weiterbildung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau rechnen müssen.

*Seit 1.1.2018 werden die Vorbereitungskurse auf eidgenössische Berufsprüfungen wie die Ausbildung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau vom Bund finanziell unterstützt. Absolvierende dieser Lehrgänge können deshalb, nach Ablegen der eidgenössischen Prüfung bis zu 50% (max. CHF 9'500.–) der bezahlten Kurskosten zurückerstattet bekommen. In Härtefällen werden die Bundesbeiträge ausnahmsweise auch vorfinanziert. 

Studiendauer, Anzahl Unterrichtsstunden und Lernaufwand bei der Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Ausbildung:

• Die Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann Ausbildung, Weiterbildung ist modular (d.h. ein Teil der Kompetenzen werden in Modulprüfungen vor der Berufsprüfung bewertet und an der Abschlussprüfung nur noch modulübergreifend geprüft) aufgebaut und dauert berufsbegleitend 2 Semester. Sie umfasst etwa 270 Lektionen.
• Die Unterrichtszeiten variieren je nach Anbieter der Ausbildung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau. In der Regel finden die Lektionen an einem Nachmittag und Abend unter der Woche und einem Samstag oder an zwei Abenden statt.
• Viele Schulen bieten mittlerweile einen Mix aus Präsenz- und Onlineunterricht (Online-, Hybrid-Unterricht, Blended Learning) sowie Selbststudium an.
• Dank dem berufsbegleitenden Konzept der Weiterbildung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau können Sie den Lernstoff gleich in der Praxis anwenden und vertiefen. Trotzdem sollte für die Unterrichtsvorbereitung und -nachbereitung sowie die Selbstlernzeit genügend Zeit eingerechnet werden. Wir empfehlen – je nach Vorwissen, Arbeitsstil und Lerntempo – mindestens 6 bis 8 Stunden pro Woche einzurechnen.

Hinweis: Manche Schulen bieten sogenannte «Schnupper-Lektionen» an, die einen Einblick in den Unterricht und die Lernatmosphäre ermöglichen. Eine passende Lernumgebung ist auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau wichtig.

Abschluss, Diplom und Titel Einkaufsfachleute:

Die Berufsprüfung "Einkaufsfachmann mit eidg. Fachausweis / Einkaufsfachfrau mit eidg. Fachausweis" findet jährlich statt, sofern mindestens 12 Kandidatinnen und Kandidaten die Zulassungsbedingungen erfüllen, ansonsten alle zwei Jahre. Sie kann in Deutsch, Französisch oder Italienisch abgelegt werden.
Die Kandidaten und Kandidatinnen der Berufsprüfung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau werden mindestens 4 Wochen vor Prüfungsbeginn aufgeboten. Im Aufgebot enthalten sind dabei das Prüfungsprogramm (mit Angaben zu Ort und Zeitpunkt der Prüfung sowie zulässige Hilfsmittel) sowie das Verzeichnis der Experten und Expertinnen.

Die Berufsprüfung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau umfasst folgende zwölf Prüfungsteile: 

• Beschaffungslogistik (schriftlich, 90 Min.)
  Grundlagen verstehen, Planungsarten beurteilen, Versorgungs- und Bevorratungs-Prinzipien bewerten, Beschaffungsmodelle und Konzepte erarbeiten und umsetzen, lT-unterstützte Beschaffung anwenden
• Lieferantenmanagement (schriftlich, 90 Min.)
  Strategisches Lieferantenmanagement verstehen, Segmentierung der Lieferantenbasis durchführen, Lieferantenbeziehungen entwickeln und umsetzen, Lieferantenbasis managen, Lieferantenleistung durch Qualitätsmanagement verbessern
• Beschaffungsstrategien (schriftlich, 60 Min.)
  Anforderungen an die Beschaffung verstehen, Bedarfe ermitteln und beurteilen, Strategien ableiten und umsetzen, Markt- und Lieferantenanforderungen kennen, Wirtschaftlichkeit mit Kennzahlen prüfen
• Beschaffungsmarktforschung (schriftlich, 90 Min.)
  Gründe, Ziele und Aufgaben verstehen, Bedarf gezielt ermitteln, Arten und Methoden anwenden, Märkte und ihre Entwicklungen verstehen, BMF als ganzheitlichen Prozess in Projekten anwenden
• Preis- und Kostenstrukturanalyse (schriftlich, 90 Min.)
  Strategische Rahmenbedingungen verstehen, Kalkulationsmethoden einsetzen, Preisanalysen durchführen und beurteilen, Informationen für die Preisanalyse beschaffen, Resultate aus der Kosten- und Preisanalyse nutzen
• Supply Cham Management und Nachhaltigkeit (mündlich, 45 Min.)
  Anforderungen an das Unternehmen verstehen, Ziele entwickeln und Massnahmen empfehlen, Strategien und Konzepte herleiten, Wirtschaftlichkeit überprüfen und Massnahmen vorschlagen
• Projektmanagement (schriftlich, 60 Min.)
  Projekte vorbereiten und unterstützen, Projekte / Teilprojekte leiten, Projekte steuern und Lösungen entwickeln, Lösungen bewerten und Projekte abschliessen
• Finanz- und Rechnungswesen (schriftlich, 60 Min.)
  Grundlagen verstehen, Bilanzen verstehen, Erfolgsrechnung erstellen und beurteilen, Kalkulationen auf Vollkostenbasis resp. Teilkostenbasis erstellen und beurteilen
• Vertragsrecht (mündlich, 30 Min.)
  Grundlagen der CH-Rechtsordnung verstehen, Grundwissen des Allgemeinen Vertragsrechts beherrschen, Vertrage anwenden, Störfälle bearbeiten, Grenzüberschreitende Verträge einsetzen
• Volkswirtschaftslehre (mündlich, 30 Min.)
  Grundlagen des Wirtschaftssystems verstehen, Marktmechanismen beurteilen, Börsen als Handelsplatz nutzen, Globalisierung und Strukturwandel einbeziehen, Gesamtwirtschaftliche Zusammenhänge beachten, Aspekte der Währungs- und Wirtschaftspolitik berücksichtigen
• Selbstmanagement und Mitarbeiterführung (mündlich, 30 Min.)
  Persönlichkeit und Führung verstehen, Arbeitstechniken und Zeitmanagement anwenden, Mitarbeiter führen und entwickeln, Erfolgreich kommunizieren, Konflikte bewältigen, Ergebnisse präsentieren
• Gesprächs- und Verhandlungsführung (mündlich, 45 Min.)
  Gespräche und Verhandlungen vorbereiten, Modelle, Techniken und Stile der Kommunikation anwenden, Gespräche und Verhandlungen führen, Gespräche und Verhandlungen abschliessen

Diplom und Titel «Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau»

Absolventinnen und Absolventen der Berufsprüfung erhalten einen eidgenössischen Fachausweis und sind berechtigt den eidg. anerkannten sowie geschützten Titel «Einkaufsfachmann mit eidgenössischem Fachausweis» oder «Einkaufsfachfrau mit eidgenössischem Fachausweis» zu nutzen.

• Auf Französisch: «Spécialiste d'achat / approvisionnement avec brevet fédéral»
• Auf Italienisch: «Specialista d'approvvigionamento con attestato professionale federale»
• Auf Englisch: «Certified Purchasing Specialist, Federal Diploma of Higher Education» (Achtung: Dies ist nur eine Empfehlung/Übersetzung und kein geschützter Titel)